Reklamationsbearbeitung und Mängelbeseitigung

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Formblatt für die Vorgangsverfolgung und Organisation der zügigen Abwicklung zur Behebung von Reklamationen und Mängeln.

Ihre Kunden messen die Qualität Ihres Unternehmens auch daran, wie Reklamationen und Mängelbehebungen erledigt werden. Mit einer zügigen Bearbeitung in Verbindung mit der nötigen Sorgfalt und Kundenorientierung können Sie hierbei Ihre Kunden sogar begeistern.

Bei der Bearbeitung von Reklamationen und Mängelbeseitigungen sind folgende Fragen und Informationen wichtig:

  • Durch wen und wann erfolgte die Reklamation?
  • Was ist der Grund für die Reklamation?
  • Muss ggf. äußerst schnell gehandelt werden?
  • Interne Überprüfung: Handelt es sich tatsächlich um einen Gewährleistungsfall? - Wann war die Abnahme, wann endet die Gewährleistungsfrist?
  • Wie wird die Reklamation/der Mangel behoben, was ist zu organisieren/zu beschaffen (z. B. Ersatzteile, Spezialwerkzeug, Werkskundendienst, ...)?
  • Terminabstimmung und -vereinbarung.
  • Schriftliche Bestätigung der Erledigung durch den Kunden.

 Tipp:

Im unteren Bereich des Formblatts können Sie und Ihre Mitarbeiter als Mängelbericht notieren,

  1. welche Ursachen zur Reklamation geführt hatten,
  2. wie dies künftig verhindert werden kann,
  3. welche Maßnahmen als Konsequenz ergriffen werden - schließlich sollten sich Fehler, die zu Reklamationen führen, möglichst nicht wiederholen. So finden Sie auch heraus, welche Reklamationen am häufigsten auftreten.

 

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